Meetings erfolgreich durchführen, ohne gähnendes Auditorium.
Wenn ein Projektleiter die Aufmerksamkeit und das Interesse an seinem Meeting erhalten oder am besten sogar erhöhen möchte, so sollte er den Wünschen und Bedürfnissen der dort anwesenden Personen so gut es geht gerecht werden. Im Folgenden zeigen wir 6 Tipps und Beispiele auf, wie ein Unternehmen sich besser auf die Anforderungen seiner Teilnehmer abstimmen kann, um erfolgreiche Meetings zu organisieren. 
Die Anpassung an die neuesten Trend ist ein großer Faktor im Bereich des Engagements. Viele Projektleiter würden dem Fakt zustimmen, dass eine Anpassung der Angebote an die Bedürfnisse des Kunden ein großer Pluspunkt ist und einen bleibenden Eindruck bei den Teilnehmern hinterlässt. Was wiederum die Freude der Anwesenden sowie die Rentabilität steigert. Allerdings wirkt diese Art von Anpassung meist beängstigend auf Projektleiter. Wo soll man anfangen? Wie gibt man den Teilnehmern das, was sie wollen, ohne das Budget zu sprengen oder Außenstehende zu entfremden? Nachfolgend ein paar Beispiele wie man sich dieser Herausforderung stellen kann.
Wünschen offen begegnen – statt an alten Mustern festzuhalten.
Viele Unternehmen richten ihre Meetings immer zur selben Zeit im Jahr aus. A lá „Das war schon immer so bei uns.“ Doch die Arbeitslage und die persönlichen Wünsche der Mitarbeiter ändern sich stetig, so wie die Personen die man erreichen möchte. Hinterfragen Sie diesen Termin erst mal aktiv, werden sie vielleicht sehen, dass Ihr festgesetztes Datum den Beteiligten und auch dem Gewerbe nicht mehr so wirklich passt. Dass es geeignetere Zeiten im Jahr gibt, um eine solche Veranstaltung durchzuführen. Ein gutes Beispiel aus dem schulischen Umfeld ist hier der Elternsprechtag. Meistens wurden diese Gespräche eine Woche vor Schulbeginn gehalten, also im August. Da die Kinder nun aber erst im September das neue Schuljahr beginnen musste dieser Termin nach hinten verschoben werden. Ein weiteres Beispiel: Ein Schneesport Gewerbe in Amerika hält das jährliche Meeting normalerweise Ende Januar. in 2017 wird es auf Mitte Dezember umgelegt, um der Hauptsaison und dem Kaufzyklus einen Gefallen zu tun, damit diese sich entfalten können. Hier ist es wichtig sich an den Begebenheiten zu orientieren und auf Veränderungen zu reagieren.
Es ist ebenfalls unabdingbar immer die Augen offen zu halten, um auch Geschehnisse in der Branche mit dem Besprechungskalender abzustimmen. Veränderungen könnten durch eine Gesetzesänderung kommen, durch eine Veränderung der Hauptbelegungszeit Ihres Gewerbes oder durch drastische, staatliche Budgetänderungen welche Ihre Teilnehmer zwingen, sich zwischen Ihrer Veranstaltung und einer anderen zu entscheiden. Hören Sie ihren Teilnehmern zu, um gewisse Planungsanpassungen frühzeitig zu erkennen. Und reagieren Sie spontan, anstatt festgefahren an alten Mustern festzuhalten.
Tragen Sie nicht zu dünn auf
Einige Unternehmensgruppen halten Vorträge in verschiedenen Ländern auf der ganzen Welt verteilt, um Interessenten so die Teilnahme zu erleichtern und es für einen möglichst große Zielgruppe passend zu machen. Sollten die Teilnehmerzahlen jedoch sinken, könnte dies die Kosten für solche Veranstaltungen unerschwinglich machen und es wäre nicht mehr möglich sich so weit zu verbreiten. Sie sollten in dem Fall aus der Perspektive der Ressourcen nicht zu dünn auftragen. Wichtig ist aber immer aufzupassen, dass Ihre Veranstaltungen sich gegenseitig nicht ausschlachten. Sie wollen ja nicht, dass Ihre Besucher anstatt zu Ihrem jährlichen Meeting, zu irgendeinem anderen gehen, das eben gerade in der Nähe ist.
Wenn die Zahlen der Teilnehmer trotzdem sinken wäre es wahrscheinlich an der Zeit, Meetings zu stärken und zu fundieren. Man könnte beispielsweise zwei Meetings im Jahr zu einem Meeting zusammenschließen. Dies gibt dem Meeting eine größere Bedeutung und erlaubt Ihnen mehr Ressourcen zu zuordnen. Für Interessenten, deren Budget nur ein Meeting vorsah und sich somit zwischen zwei Meetings entscheiden mussten, erleichtert es zusätzlich die Entscheidung. 
Marathon- Meetings über mehrere Tage sind so 90er
Vom Staat bis zum Unternehmen, Organisationen schleudern ihr Budget für teure Reisen und professionelle Entwicklungen raus. Hier muss man hinterfragen, was das Ziel solcher Aktionen sein soll. Will man Mitarbeiter motivieren und anspornen ist eine Incentive Reise eine gute Sache, nicht aber sich an fernen Orten zusammen roten, um dann in einem Konferenzsaal zu verweilen. Nirgendwo ist das so offensichtlich wie im Konferenz Gewerbe. Luxuriöse Reiseziele sind für viele Organisationen nicht möglich und viele sind gezwungen die Länge ihrer Konferenzen und Meetings zu verkürzen. Eine Umfrage bei den Teilnehmern hat ergeben, dass größer (oder in diesem Fall länger) nicht immer gleich besser ist. Eine straffe Agenda ist oft viel mehr wert als manche Themen zu ausführlich und mehrfach durchzukauen.
Geben Sie den Teilnehmern eine Erfahrung mit, bei der ihnen die Sprache wegbleibt
Die Personalisierung und Anpassung Ihres Meetings an die Wünsche und Anforderungen Ihrer Besucher ist der richtige Weg erfolgreiche Konferenzen auszurichten. Eine Agentur einzuschalten, oder eine Personalisierung des Meetings in manchen Bereichen durchzuführen, heißt nicht, dass Sie Ihren Teilnehmern zwingend genau das geben müssen was sie wollen oder erwarten. Clevere Fachleute des Eventmanagements wissen genau was sie tun müssen, um einen Moment zu kreieren, der einem die Sprache verschlägt, in dem eben vielleicht gerade etwas völlig unerwartetes passiert. Die Eventagentur die schrittmacher mit ihren zahlreichen kreativen Köpfen hilft Ihnen gerne bei der Umsetzung eines nachhaltigen Meetings, das ihre Mitarbeiter begeistert.
Tatsächlich genießen die Teilnehmer nämlich erwiesener Maßen nicht nur die Überraschung, sondern erinnern sich auch gerne an ein Meeting mit einer solchen Einlage zurück. Forscher haben eine Studie durchgeführt, die aufgezeigt hat, dass emotionale Ereignisse eher im Gedächtnis bleiben, als die alltäglichen. Sie haben ebenfalls herausgefunden, dass emotionale Ereignisse die Produktion neuer Neuronen in unseren Gehirnen auslöst. Diese neuen Zellen werden durch Erfahrungen geschaffen und aktiviert. Das ist der Grund, warum diese Momente, die die Teilnehmer sprachlos machen, eher im Gedächtnis bleiben und somit einen länger anhaltenden Effekt auf sie haben.
Virtuelle Optionen geben Menschen die Möglichkeit teilzunehmen ohne präsent zu sein
Projektleiter oder Konferenz-Planer wissen, dass es einfacher ist Personen, die bereits an einem Vortrag oder Meeting teilgenommen haben anzulocken, anstatt neue Teilnehmer zu rekrutieren. Diese „wiederkehrenden“ Teilnehmer sind der Schlüssel zum Erfolg eines jeden Veranstalters. Aber Budget und Arbeit können manche Menschen davon ausschließen, zu solchen Veranstaltungen zu gehen. Wenn das passiert, besteht die Chance, dass sie nicht wiederkommen werden.
Anwesenheit ist ein großes Thema, und leider kann Abwesenheit auch sehr schnell zu einem solchen werden. Darum ist es wichtig auch mit Teilnehmern in Kontakt zu bleiben, die nicht an der Veranstaltung teilnehmen können, aus welchen Gründen auch immer. Eine Möglichkeit um dies umzusetzen ist, Videos zu drehen und diese nach der Konferenz zu veröffentlichen. So können Abwesende das nachholen, was in dem Meeting besprochen wurde.
Alle Seiten wollen gehört werden
Dienstleister, Referenten und Anbieter liefern Ihnen die Basis für vieles, was sie später in der alljährlichen Besprechung anbieten. Wenn die Anzahl der Aussteller sinkt, müssen Sie neue Förderungsmittel beschaffen und Ihre Teilnehmer Anwesenheit prozentual drastisch erhöhen, um diese Differenz auszugleichen. Deshalb sollten Sie bei einer Anpassung nicht nur an eine Teilnehmeranpassung denken. Viele Anbieter besuchen jährlich einige Konferenzen und Fachmessen. Nach ihren Meinungen zu Fragen, und auf diese zu antworten ist essentiell, damit sich diese geschätzt fühlen und damit sie das Gefühl haben, etwas für Ihre Investition zurück zu bekommen.
Zusammenfassend kann man sagen, die Kunst den Teilnehmer zu zuhören ist nicht, bei jeder Beschwerde und Meinungsverschiedenheit gleich alles zu ändern. Es geht darum zu verstehen, welche Wünsche sie haben und zu erkennen, dass sie ihre größte Informationsquelle zum Engagement sind. Zusammen können Sie und Ihre Teilnehmer eine Zukunft für Ihre Meetings und Konferenzen schaffen. Und das ist der Beweis für einen guten Eventmanager.
