Manches geht es aus der Not heraus schneller
Der Sprung ins kalte Wasser war zwar schon immer eine der Optionen, die man im Auge behalten sollte, aber manchmal braucht es wohl auch einen Tritt. Diesen Tritt hat uns die Pandemie sprichwörtlich im letzten Jahr vesetzt und plötzlich mussten wir im digitalen Wasser schwimmen, ob wir wollten oder nicht. So wie auch alle anderen in unserer Branche, alle in einem Boot und auf der Suche nach neuen Wegen.
Für die Eventbranche hat die globale Pandemie einen Stillstand und völligen Zusammenbruch bedeutet. Ein harter Schlag. Wir wussten nicht, was passieren würde, wie es weiter geht und wie lange das andauern wird. Es hat auch bei Zeit gebraucht, sich auf die veränderten Situationen einzustellen, sich neu auszurichten und nach Wegen zu suchen, die trotzdem funktionieren. In der Veranstaltungsbranche sind wir damit zum Glück nicht allein, sondern befinden uns alle in ähnlichen Situationen. Wir profitieren vom gegenseitigen Wissensaustausch und Netzwerken, es bilden sich neue Synergien und Symphatien. Die Krise hat also durchaus auch neue und wichtige Impulse gebracht. Die sich bis dahin sehr langsam entwickelnde Digitalisierung im Eventbereich wurde dadurch extrem beschleunigt. Jetzt, nach über einem Jahr können wir sagen, dass wir viel aus der Krise lernen konnten. Schwierige Zeiten brauchen innere Stärke und Entschlossenheit, Flexibilität ist das A und O.
Bei der Digitalisierung ist Umdenken sehr wichtig
Wir alle vermissen den live Kontakt zu unseren Partnern und Kunden, die energiegeladenen Dialoge und das Netzwerken bei Präsenz-Veranstaltungen.
Und mussten uns die Frage stellen, wie wir Unternehmen, Neu- und Bestands-Kunden in der aktuellen Situation wirkungsvoll erreichen.
Seit Monaten schlagen sich alle mit Online Meetings und digitalen Tools herum. Jeder denkt „nicht noch ein Online-Meeting“. Es hat sich so etwas wie eine Online-Müdigkeit eingestellt. Dadurch ist es noch wichtiger, ein ansprechendes und mitreisendes digitales Event auf die Beine zu stellen, um aus der Masse herauszustechen und die Online-Müdigkeit zu besiegen..
Als Eventplaner muss man neue Ziele setzen, kreative Lösungswege finden und vor allem UMDENKEN.
Hat man sich erstmal daran gewöhnt und eingespielt, lassen sich viele Veranstaltungen online umsetzen. Die gute Stimmung und die Motivation der Teilnehmer hängen nicht von online oder offline ab! Von kleineren Trainings, Meetings, Workshops und Seminaren, bis zu großen Feiern, Konferenzen und Messen, von lokal bis international ist alles auch online und digital möglich, etwas anders aber es funktioniert.
Vorteile von digitalen Event-Formaten
Digitale Formate haben auch zahlreiche Vorteile.
Der offensichtlichste Vorteil ist wohl, dass lokale und räumliche Grenzen überwunden wurden. Es ist eine höhere Reichweite möglich, um Wissen und Erlebnisse zu verbreiten. Sessions und Vorträge können aufgezeichnet und weiterverbreitet werden. Die Teilnehmer können auch noch im Nachgang darauf zugreifen. Es können Ressourcen wie Papier, Verpackungen, Verbrauchsmaterial und Catering gespart werden.
Die Erfolge lassen sich auch genau messen: Die Partizipation kann mit Hilfe von Klicks, Aufrufen, geteiltem Social-Media Content und Likes gezählt werden. Direkte Interaktion, Umfragen und Feedback ist durch bestimmte Tools sehr einfach umzusetzen. Große Paneldiskussionen, Frontalvorträge aber auch Kleingruppen-Diskussionen in Breakout-Rooms – es ist sehr viel möglich, um die Partizipation und Motivation der Teilnehmer zu wecken. In manchen digitalen Tools lassen sich Kunden- und Sponsorenbasierte Brandings einbauen.
Digitalisierung – gar nicht so einfach, wie es vielleicht aussieht
Im Bereich der virtuellen, digitalen und hybriden Events haben wir alle noch viel zu lernen und zu entdecken. Von außen sieht es vielleicht so aus, als würden digitale Events weniger Aufwand und Energie kosten. Aber ein hochwertig-umgesetztes digitales Event ist mehr Aufwand als man denkt.
Die Herausforderungen liegen beim Finden und Nutzen der richtigen Softwares und Technik. Beim Erlernen der Bedienbarkeit und des Knowhows.
Zudem sind sowas wie virtuelle „Eventproben“ wichtig. Man kann gar nicht zu gut vorbereitet sein. Selbst bei der besten Vorbereitung, gerade im digitalen Bereich lassen sich die wenigsten Dinge noch händisch kontrollieren, wenn die Veranstaltung erst mal angefangen hat. Es können jederzeit unvorhergesehene Probleme und Variablen auftreten.
Find your perfect match im digitalen Dschungel
Der nächste Schritt zum Umsetzen eines gelungenen digitalen Events ist die Wahl der richtigen Software und Technik.
Als Planer und Organisator ist es sehr wichtig das passende Tool finden, dass mit der Veranstaltungsform und der Zielgruppe harmoniert. Die Wahl ist abhängig von diversen Faktoren. Z.B. von der Teilnehmer Zahl, der Größe des Events und von Raum, Technik und Ausstattung.
Es gibt mittlerweile zahlreiche Anbieter von Online-Tools und -Plattformen für virtuelle, digitale und hybride Events. Alle haben unterschiedliche Funktionen, versprechen jedoch gleichermaßen eine unkomplizierte Nutzung. Viele Unternehmen profitieren einfachen, funktionalen und stabilen Software-Lösungen. Bei sehr großen und komplexen Formaten braucht man jedoch professionelle Softwares und ausgebildete Technikteams als Unterstützung und zur Garantie eines reibungslosen Ablaufs. Je mehr Teilnehmer, desto wichtiger ist die technische Infrastruktur.
Die Fragen sind also unter anderem: Welches Tool ist also passend zum Event? Hybrid, rein digital oder vielleicht AR? Brauche ich Event-Websites, Registrierungsseiten, Rezeptionstools oder eine App?
Übung macht den Meister – auch hier im digitalen Bereich!
Es gibt für uns noch sehr viel zu entdecken und erlernen im digitalen Bereich. Die Möglichkeiten die sich bieten unglaublich vielfältig. Und in den nächsten Monaten wird sich diesbezüglich noch viel mehr weiter entwickeln und neue Tools, Softwares und Möglichkeiten entstehen. Die Digitalisierung der Event-Branche wird schnell weiterentwickeln.
Auch in Zukunft, wenn Präsenz-Veranstaltungen wieder möglich sind, werden virtuelle Inhalte eine wertvolle Ergänzung sein!
