Die letzten Monate haben gezeigt, dass man Eventplattformen braucht, um weiterhin Events durchführen zu können – Und zwar digital, virtuell und hybrid.
Digitale Eventplattformen werde immer wichtiger und häufiger genutzt. Aber die einzelnen haben ganz verschiedene Funktionen und Spezifikationen. Das Auswählen der richtigen und vor allem passenden Plattform (zum Event und den Teilnehmern) ist also sehr wichtig.
Der Blick auf die Vor- und Nachteile sollte also nicht nur aus der Sicht des Eventmanagers erfolgen, sondern aus verschiedenen Perspektiven. Vor allem wenn man sich auf lange Sicht an eine Plattform binden will, ist die Multifunktionalität und vielseitige Einsetzbarkeit wichtig. In digitalen Veranstaltungsformaten wird Integration und Beteiligung der Teilnehmer immer wichtiger, ist das also auf der Plattform möglich? Wohin wird sich das Marketing und die Live-Kommunikation entwickeln. In welche Richtungen werden digitale und hybride Events gehen. Passt die Plattform zu meinem Kunden und den Teilnehmern? Kann ich sie auch in Zukunft einsetzen?
Aber auf welche Aspekte und Funktionen muss ich eigentlich achten?
Anhand welcher Kriterien entscheide ich mich für eine Eventplattform? Das Angebot ist sehr vielseitig und unübersichtlich. Und da diese Formate und Plattformen noch relativ neu sind, haben auch alle ganz verschiedenen Funktionen. Es gibt noch keinen wirklichen Standard.
Sicherheit
Safety first ist hier das Schlüsselwort! Im Event-Prozess werden sehr viele Daten gesammelt, gesichert und genutzt. Hierbei handelt es sich oft um sensible Daten. Sowohl bei Live-Veranstaltungen als auch im digitalen, virtuellen und hybriden Bereich gilt es, das DSGVO Gesetz genau einzuhalten. Und hinzu komme branchenspezifische Vorgaben und Richtlinien.
Daher ist es von Vorteil, auf Eventplattformen zu schauen, die sich schon in datensensiblen Bereichen etablieren konnten. Und darauf zu schauen, wo, also in welchem Land der Server und somit auch die Daten des Events liegen.
Die wichtigsten Fragen sie man hier stellen sollte ist: Kann die Plattform ihre Datenschutzrichtlinien schicken und aufzeigen, wo alle eventrelevanten Daten gesichert sind. Ist die Plattform sicher genug für mich, meinen Kunden und die Gäste? Oder sind irgendwo Lücken und „undichte“ Stellen?
Integrationsmöglichkeiten und System-Kompatibilität
Das Systemdesign sollte möglichst offen sein, so dass man andere Tools oder Seiten einbinden kann. Zum Beispiel Registrierungsseiten, Kommunikations- und Konferenztools (Teams, Whiteboards, etc.). Flexibilität und Multifunktionalität ist von enormem Vorteil. Dadurch ist die Plattform für viele verschiedene Anfragen und Formate nutzbar.
Oft haben Firmen auch interne Vorgaben und bestimmte Systeme. Diese sollten eingebaut werden können. Neue interaktive Tools, die gerade erst entwickelt wurden, sollten möglichst zeitnah in die Plattform integrierbar sein. Die Kernfrage hier ist: Ist es möglich viele verschiedene Interkations- und Engagementtools, sowie Registrierungsseiten und Konferenztools in die Plattform zu integrieren – und das möglichst problemlos?
Usability und Intuition
Zu komplizierte Navigationen auf der Plattform, wenn man zu lange nachdenken muss, wo was ist und wie etwas funktionieren könnte, hat das zur Folge, dass Motivation und Emotion erstickt werden. Also: intuitive Bedienbarkeit ist hier das A und O. Die Eventteilnehmer haben über die Jahre eine Erwartungshaltung an Veranstaltungen entwickelt. Zum Beispiel darüber, wo und wann man welche Informationen bekommt, wo und wann man Netzwerken kann, usw. Diese Erwartung existiert unabhängig von dem Eventformat, ob präsent, virtuell oder hybrid. Auch auf digitalen Eventplattformen muss alles barrierefrei und nahtlos wirken. Damit sich das Event entfalten und die gewünschten Ziele erreicht werden können.
Die Frage, die man sich hier stellen sollte ist: Kann man die Plattform intuitiv bedienen, sind die Funktionen selbst erklärend? Kann meine Zielgruppe ihren Gewohnheiten folgen?
Pricing und Auslastungsmöglichkeiten
Gehört zwar zu den Grundlagen, sollte man sich aber dennoch nochmal vor Augen führen. Jede noch so hohe Anzahl an Teilnehmer sollte die Nutzung und den Einsatz der Plattform nicht behindern. Aber kostengünstigere Lizenzen und gestaltbares Pricng (für Events mit weniger Teilnehmern) sollte es auch geben, um möglichst budgetfreundlich agieren zu können.
Die Fragen, die man stellen sollte sind: Was waren die meisten Teilnehmer, die bisher gleichzeitig die Plattform problemlos genutzt haben? Gibt es unterschiedliche Tarife ür unterschiedliche Teilnehmerzahlen?
Individuelles Branding
Die Eventplattform sollte individuell gestaltbar sein und an das Corporate Design der Firma angepasst werden können. Eine noch so schönste Oberflache bringt nicht viel, wenn man nicht die Farben oder Logos des Kunden einbauen kann.
Die klassischen Branding-Elemente, aber auch die Architektur/das virtuelle Innendesign, die Avatare und Icons sowie die Farbgebung sollte eingebracht werden können. Und ist Akustikbranding – sind Sounds realisierbar? Der digitale Umbau zwischen einzelnen Events und Kunden darf zeitlich und finanziell nicht ausufern. Die Kernfrage hier ist: Kann ich als Admin im Backend der Plattform die Seite individuell gestalten?
Multichannel-Kommunikation
Heutzutage muss man in der Eventbranche digital sein, bzw. mindesten teildigital. Die Kommunikation verläuft nicht mehr nur über Print, Post und Mail. Es gibt die verschiedensten Möglichkeiten und Kanäle. Durch diverse Einsatzmöglichkeiten können Inhalte auf unterschiedlichste Weise kommuniziert werden. Und ein Event ist nur noch einen Klick entfernt.
Das fordert neue Skills der Agenturen und der Mitarbeiter, aber man ist auch darauf angewiesen, dass die Eventplattform diverse Integrationen zulässt.
Die Frage hier ist: Wie und kann die Plattform in der Event- und Markenkommunikation genutzt werden?
Content Konvergenz
Events im digitalen und virtuellen Raum bedeuten nicht zwangsläufig, dass man sich bei der Wahl der Inhalte, Kanäle und Formate einschränken und Kompromisse eingehen muss. Die richtige Kombination aus unterschiedlichen Inhalten und Kanälen in der virtuellen Welt kann die Botschaft und das Ziel des Events optimieren. Mit Einbeziehung von Umfragen, Argumentet Reality, Chats, Gamification, Live-Streams und vielem mehr. Leider wurden viele digitale Eventplattformen größtenteils aus technischer Sicht entwickelt (was natürlich auch sehr gut ist), aber dadurch kann manchen dramaturgischen und kreativen Ansprüche nicht gerecht geworden werden.
Die Kernfrage hier ist also: Ist das System kreativ genug für unsere Ansprüche, wie geht der Anbieter mit der Einbeziehung von unterschiedlichsten Tools um? Wie geht man mit Edutainment um?
Und neben der ganzen Digitalisierung und Technik-Begeisterung, darf man nicht vergessen: Es geht um Erfahrungen, Erlebnisse und Emotionen!
