Bei einem Firmenevent sollen in der Theorie interaktive und persönliche Erlebnisse verbunden werden mit einem starken Bezug zum Unternehmen, bzw. der Marke. Dann ist eine Veranstaltung in aller Regel erfolgreich für das Unternehmen und erlebenswert für die Teilnehmer. So die einfache Theorie, aber wie sieht es mit der praktischen Umsetzung aus?
Der wichtigste Erfolgsfaktor ist die detaillierte und gründliche Vorarbeit, dann ist der eigentliche Veranstaltungstag fast schon ein Selbstläufer. Nur sorgfältig vorbereitet Events können zu nachhaltigen Erfolgen führen, die die Teilnehmer und Kunden zufrieden stellen.

Im folgenden finden Sie 7 Tipps, die die Durchführung eines Firmenevents erleichtern. Gerade da wir bei den schrittmachern für jede konkrete Anfrage individuelle Veranstaltungskonzepte entwickeln ist es für uns sehr hilfreich, wenn wir uns an diese Punkte halten, um unnötigen Stress zu vermeiden. Dadurch veranstalten wir Events die bewegen und begeistern und nachhaltig in Erinnerung bleiben.

1. Das Briefing – der Grundstein für das Firmenevent

Je genauer im Briefing alle Faktoren abgefragt und besprochen werden, desto einfacher und schneller lässt sich ein Event planen. Denn nur wenn jeder weiß, was das Ziel ist, worauf eine Veranstaltung hinauslaufen soll und was bei den Teilnehmern erreicht werden soll, kann eine solche Veranstaltung erfolgreich umgesetzt werden. Daher nehmen wir uns immer Zeit für das erste Briefing, damit hier von beiden Seiten möglichst keine Fragen unbeantwortet bleiben.
Punkte die in jedem Briefing abgefragt werden sollten:
– Zielgruppe
– Zeitpunkt
– Ziel
– Anlass
– Budget
– Destination & Location
– Anforderungen an das Konzept / Umfeld

2. Auf feste Dienstleister und Partner setzen

Für die Durchführung eines Firmenevents ist man in der Regel auf unterschiedliche Dienstleister angewiesen, läuft auf deren Seite etwas schief fällt es immer auf uns als Veranstalter zurück. Schließlich bieten wir als Full-Service-Eventagentur alles aus einer Hand an. Daher ist es uns wichtig mit festen Partnern zusammenzuarbeiten. Nur dann wissen wir, dass wir uns darauf verlassen können, dass alles funktioniert. Wir haben in jedem Dienstleistungsbereich mehrere feste Partner, die wir bei Bedarf ins Boot holen. Selbstverständlich kommen hier auch immer wieder neue Kontakte hinzu, sei es auf Empfehlung, Kundenwunsch, oder weil eine Location eben nur mit einem bestimmten Lieferanten zusammenarbeitet. Buchen wir Leistungen zu verlassen wir uns voll und ganz auf unsere jahrelange Eventerfahrung und das große Netzwerk, so können wir unseren Namen guten Gewissens unter alle Bausteine des Projektes schreiben.

3. Nachhaltigkeit

Das Thema Nachhaltigkeit hat in den letzten Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen und ist auch in unserem Unternehmen ein wichtiger Bestandteil. Durch unsere Bürogemeinschaft mit dem Kommunikationsbüro Ulmer haben wir die Profis hier sogar im Nebenzimmer sitzen. Bei der Planung und Durchführung eines Events versuchen wir generell auf regionale Produkte zurückzugreifen. Recyclebare Materialien werden verwendet und die Müllproduktion auf das Nötigste beschränkt. Unsere Ansprüche an Qualität und Service spiegeln sich selbstverständlich in unseren Events wider.

4. Einzigartige und ungewöhnliche Locations anstatt 0815

Das Ambiente und die Umgebung tragen sehr viel zum Gelingen eines Events bei. Hier haben wir eine Vielzahl aussergewöhnlicher und eindrucksvoller Orte in ganz Deutschland auf die wir bei unseren Veranstaltungen zurückgreifen. Mehr wird an dieser Stelle aber nicht verraten – einfach mal durch die Webseite surfen:).

5. Staff – was tut Not, was ist zu vernachlässigen

Je nach Ziel und Wunsch des Kunden muss auch Personal zugebucht werden. Sei es ein Künstler für das Rahmenprogramm, ein Moderator der durch den Tag führt, oder unternehmerische Ziele wirkungsvoll kommuniziert und Prozesse analysiert und Hostessen, die sich um den Service rund um das Event kümmern. Auch hier arbeiten wir nach Möglichkeit mit festen Partnern zusammen für reibungslose Abläufe.

6. Briefings und Trockenübungen

Rückt der Tag X näher ist es wichtig alle Abläufe mehrfach durch zu spielen. Unter Berücksichtigung aller möglicher Eventualitäten wird der Veranstaltungstag von Anfang bis Ende durchgegangen, so lange bis alle Beteiligten im Bilde sind. Hier gilt es lieber ein Briefing mehr, als irgendetwas dem Zufall zu überlassen. Ist hier alles komplett durchorganisiert und laufen die Trockenübungen ohne Komplikationen, dann kann auch bei der Veranstaltung fast nichts mehr schief gehen. Auch ist es sinnvoll alle in das Projekt involvierten Mitarbeiter gemeinsam zu breiten, so dass jeder den selben Kenntnisstand hat. Auf diese Weise ist man unangenehmen Überraschungen gegenüber bestens gewappnet, wird ein Mitarbeiter krank kann gegebenenfalls ein anderer dessen Aufgaben mit übernehmen, ohne dass es einer großartigen Einweisung bedarf.

7. Feedback und Kontrolle

Sowohl um die internen Abläufe permanent zu verbessern, als auch für den Kunden als Feedback ist es wichtig bei jeder Veranstaltung auch angemessene Nacharbeit zu leisten. Was war gut und was ist nicht so gut gelaufen? Sind alle Rechnungen der externen Dienstleister korrekt? Wurden die Ziele erreicht?
Eventuell mit einem Fragebogen im Nachgang evaluieren wie die Veranstaltung bei den Teilnehmern ankam, welche Umsetzung in den Arbeitsalltag statt gefunden hat. Auch ist es wichtig in Erinnerung zu bleiben, mit Bildern oder kleinen Gesten an das vergangene Event zu erinnern.

Selbstverständlich gibt es noch viele weitere Einzelheiten die man beachten müssend diese Liste hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Nimmt man sich aber diese sieben Punkte zu Herzen ist man definitiv auf dem richtigen Weg eindrucksvolle Events zu konzipieren, die begeistern.

die schrittmacher – Herzschlag für Veranstaltungen