Hybride Events, digitale Veranstaltungen, analoge Meetings…wie finde ich das passende Format für mein Event?

In unserem Blogbeitrag von letzter Woche haben wir uns mit dem Thema hybride Events auseinander gesetzt und auch das erste Video aus dem GATE22 geteilt, um Euch einen besseren Einstieg in das Thema zu ermöglichen. Aktuell werden viele große und kleine Veranstaltungen digital oder hybrid durchgeführt, einfach aus Mangel an Alternativen und weil viele Unternehmen sehr zögerlich sind, was reale Zusammenkünfte anbelangt. Die Mitarbeiter sind teilweise noch immer im Homeoffice, der ein oder andere gehört zur Risikogruppe, aber es gibt auch die Fraktion, der das reale Miteinander fehlt und die sich mit digitalen Lösungen eher schwertun. Hier braucht es einen Mittelweg, damit kein Mitarbeiter ausgegrenzt wird und auf der Strecke bleibt. In manchen Fällen macht es Sinn, unterschiedliche Optionen zur Teilnahme anzubieten.

Die letzten Monate haben uns gezeigt, dass es unheimlich schwierig ist im Vorfeld abzuschätzen, mit was man in Anbetracht der Teilnehmer zu rechnen hat. Denkt man als Unternehmer, dass man seinen Mitarbeiter was Gutes tut, wenn man ein Präsenzevent plant, kann es durchaus auch passieren, dass die Mannschaft geschlossen mit Hilfe des Betriebsrats auf die Barrikaden geht. Doch auch die andere Seite durften wir bereits erleben bei einem Event das extra hybrid aufgebaut war, damit die Mitarbeiter auch im Homeoffice teilhaben können. Hier waren dann aber von 32 Personen 30 tatsächlich vor Ort. Wichtig ist in diesen Tagen bei der Planung einer Veranstaltung also definitiv Flexibilität, um möglichst auf alle Eventualitäten vorbereitet zu sein. Gab es früher Zu- oder Absagen sollte man heute versuchen bei möglichst allen Formaten auch eine digitale Teilnahme zu ermöglichen. Sobald es sich nicht um eine rein digitale Veranstaltung handelt muss in der aktuellen Situation ein Hygienekonzept vorgelegt werden, was die gesetzlichen Vorgaben berücksichtigt und für Sicherheit bei der Durchführung sorgt.

Machen Teamevents aktuell Sinn, auch wenn einzelne Kollegen im Homeoffice bleiben möchten?

Selbst bei unseren Teamevents, welche seit ein paar Wochen wieder im kleineren Umfang stattfinden zum Glück, versuchen wir, die Möglichkeit zu bieten, dass auch die Kollegen aus dem Homeoffice mitmischen können. Sei es klassisch über Teams, Zoom etc., oder auch mal unorthodox über WhatsApp, Facetime und Co. Gerne überlassen wir den Kommunikationsweg bei Teamevents den einzelnen Teams und konnten dadurch bereits die Erfahrung sammeln, dass das durchaus eine unterhaltsame Eigendynamik entwickeln kann. Vergangene Woche positionierte beispielsweise ein Teilnehmer sein Smartphone mitten auf dem Tisch mit den Worten: „Anna ich leg Dich mal kurz hier ab!“, mit ein wenig Flexibilität und Ideenreichtum kann so die Vermischung von live und digital auch im Bereich der Teamevents sehr gut funktionieren.

Wie weiß ich denn bei digitalen Live-Events, ob mein Publikum das Geschehen überhaupt verfolgt?

Entscheidet man sich aber für ein rein digitales Event ist die große Herausforderung, die Zuschauer zu begeistern und vor dem Bildschirm zu halten. Wenn ich mich als Teilnehmer über einen längeren Zeitraum ausschließlich von Monologen und eintönigen Gesprächen berieseln lasse, ist die Gefahr groß nebenher etwas anderes zu machen – sieht ja keiner…

Es gibt zahlreiche Tools, die es ermöglichen die Zuschauer einzubinden. Wir haben viel ausprobiert und für uns die beiden Tools Slido und Mentimeter als vorläufige Gewinner deklariert. Was man damit machen kann und weitere Einblicke in die hybride Eventlocation auf den Fildern gewähren wir im 2. Teil unseres Films: