Tipps und Ideen für bessere Meetings
Es gibt im Leben gute und schlechte Tage. Tage die schwach anfangen und dann auch im Verlauf nicht besser werden. Genauso ist das auch mit Meetings. Sie ziehen sich wie Kaugummi und rauben Zeit, Nerven und Energie der Mitarbeiter. Meetings hängen Attribute an wie produktiv, populär oder positiv. Doch laut Studien und Umfragen sind viele weniger nützlich und produktiv als viele denken. Mit diesen Tipps und Tricks können Sie Ihre Meetings produktiver machen und optimieren.
Gerade jetzt, wenn Meetings nur online stattfinden können, da die meisten Mitarbeiter im Home-Office sind ist es noch schwieriger produktive Meetings abzuhalten.
Viele Arbeitnehmer verbringen ungefähr die Hälfte Ihrer Arbeitszeit in Meetings, Tagungen oder Teamsitzungen. Führungskräfte sogar oft noch mehr. Doch zu viele Meetings sorgen eher für zusätzliche Probleme als Lösungen. Oder die Mitarbeiter nehmen zwar teil, ziehen aber keinen direkten Nutzen für Ihre tägliche Arbeit aus der Besprechung. Einige Unternehmen haben die Anzahl der Meetings bereits reduziert, doch ohne geht es nicht.
Es geht natürlich nicht darum, Meetings zu verallgemeinern und komplett abzustempeln. Meetings sorgen für Austausch, helfen beim Brainstorming. Sind ein Instrument für Teamarbeit. Fortschritte, Ideen und Projekte werden besprochen. Das Problem sind nicht die Meetings, sondern die Umsetzung, die verbessert werden kann!
Gründe für Unproduktivität bei Meetings:
Es kommen verschiedene Faktoren zusammen.
Das Meeting liefert kein Ergebnis: Es werden nur theoretische und abstrakte Probleme angesprochen, „was wäre, wenn …“.Oder Meetings dienen nur zur Zurschaustellung von Eitelkeit und Macht.Oft erscheinen Teilnehmer auch unvorbereitet und ohne in die Agenda geschaut zu haben, wissen daher nicht was erarbeitet werden soll und langweilen sich oder schweifen ab.
Zerstückelte Arbeitszeit und -abläufe: Wenn viele Meetings an einem Tag stattfinden, dann ist der Tag sehr zerteilt. Die einzelnen Einheiten sind nicht mehr produktiv, lange Arbeiten werden gestört, es fällt schwerer sich wieder zu konzentrieren. Der sogenannte „Flow“ wird unterbrochen.
9 Dinge, die man bei Meetings beachten sollte:
- Pünktlich beginnen
Pünktlich anzufangen ist wichtig. Jedoch kommt meistens mindestens ein Teilnehmer zu spät. Wenn man jedes Mal auf die Verspäteten wartet, wird beim darauffolgenden Meeting wieder jemand zu spät erscheinen, da sie wissen, dass das Meeting nicht ohne sie beginnt. Wenn man jedoch pünktlich anfängt, wissen alle, dass es auch ohne sie losgeht. Auch 10 Minuten sind wertvolle Zeit, die genutzt werden kann.
- Agenda rechtzeitig fertigstellen und verteilen
Eine Agenda dient als Leitfaden durch das Meeting. Die Teilnehmer können sich im Vorhinein Gedanken zu den einzelnen Punkten machen. Ein gutes Indiz für ein unnötiges Meeting ist es, wenn niemand weiß, was in die Agenda geschrieben werden soll und keine Themenpunkte gefunden werden. Zudem sollte für die Gesprächsführung ein Moderator bestimmt werden. Und neue Themen für das nächste Meeting notiert werden.
- Fragen stellen -> Aufmerksamkeit verbessern
Um das Abschweifen der Teilnehmer zu verringern, ist es sinnvoll sie in das Geschehen mit einzubinden. Mit passenden Anekdoten oder gezielte Fragen. Die Teilnehmer sind zum Mitdenken und Mitarbeiten angeregt. Wenn jeder etwas beitragen kann, fühlt sich keiner fehl am Platz. Aber seien Sie auch auf Antworten oder unangenehme Wahrheiten gefasst, die Ihnen nicht gefallen. Achten und respektieren Sie die Anmerkungen der Teilnehmer – auch wenn Sie nicht der gleichen Meinung sind.
- Diskussionen fördern
Es müssen nicht alle einer Meinung sein. Ohne unterschiedliche Meinungen, ist es weniger ein Meeting als eine Fakten-Präsentation. Ideen können ausgetauscht, Alternativen ab gewägt und Vorschläge diskutiert werden. Diskussionen sollen jedoch sachlich bleiben, persönliche Differenzen außen vorbleiben. Vorgesetzten muss widersprochen werden dürfen, wenn die Meinungen sich unterscheiden.
- Variierte Abläufe
Nicht jedes Meeting muss gleich aufgebaut sein und dem gleichen Muster folgen. Variationen und Kreativität können einem Meeting neunen Schwung geben und die Beteiligung fördern.
- Kleine Meetings veranstalten
Weniger ist mehr! Selten ist es sinnvoll und hilfreich, große Runden von 15-20 Personen auf einmal zu versammeln. Effektiver ist es, weniger Mitarbeiter zu versammeln – diese können produktiver diskutieren. Bei einer zu großen Gruppe sitzen viele nur still herum, können nichts beitragen, da sie nicht direkt involviert sind oder werden von ihrer eigenen Arbeit abgehalten. Auch wird vieles zu oft wiederholt. Besser ist es, nur die Teilnehmer einzuladen, die direkt betroffen sind.
- Weniger/keine Powerpoints
Natürlich ist eine PowerPoint auch hilfreich, beispielsweise bei Schulungen, Vorträgen oder Seminaren. Aber oft nicht bei Meetings. Es sollen Meinungen und Ideen ausgetauscht werden. Lange Vorträge, „Frontalunterricht“ und Monologe haben hier nichts zu suchen.
- Sitzungszeit einhalten
Da man will, dass die Teilnehmer pünktlich erscheinen, sollte man sie nicht länger als vereinbart dabehalten. Es ist gut, vorher einen Zeitraum festzulegen und sich an diesen zu halten. Es ist wichtig für die Struktur des Meetings, aber auch für die einzelnen Teilnehmer und deren Tagesplanung. Aber auch bei einer festen Zeitvorgabe, freuen sich alle, wenn man früher fertig werden sollte.
- Um Feedback bitten
Aus den Fehlern des Meetings kann man lernen und es beim nächsten Mal anders und hoffentlich auch besser machen.
Ein Meeting abbrechen?!
Es wirkt zwar radikal, aber ein Meeting komplett abzubrechen, kann auch sinnvoll sein, anstatt krampfhaft daran festzuhalten. Beispielsweise wenn alle merken, dass es nichts bringt, es mehr Zeitverschwendung ist als produktiv.
Gründe für einen Abbruch eines Meetings:
Wenn es keine Agenda gibt, niemand den Grund des Meetings kennt und keiner weiß, worum es geht.
Falls keiner vorbereitet ist und etwas zum Meeting beitragen kann.
Wenn erkennbar ist, dass nichts herauskommt, die passende Idee einfach nicht zünde will. Dann kann es sinnvoll sein, das Meeting zu vertagen, bis alle Gemüter wieder wach und frisch sind.
DOs
Mitarbeiter rechtzeitig informieren.
Eine positive Gesprächsatmosphäre schaffen.
Jeden zu Wort kommen lassen.
Lob und Zuspruch aussprechen.
DON’Ts
Andere Beschäftigungen nebenher.
Entgegennehmen von Anrufen.
Andere bloßstellen.
Andere mitten im Satz unterbrechen.
Um zu erfahren, wie die Zukunft der Zusammenarbeit aussieht, lohnt es sich bei Sebastians Artikel vorbei zu schauen.
