Vertrauen 4.0 – Was von flexibler und digitaler Zusammenarbeit bleibt als New Work bestehen

Zwischen Zimmerpflanze, Kaffemaschine im Büro und vorbeifliegende Landschaften im ICE – von wo wir arbeiten ist zunehmend flexibler geworden. Nicht nur, sicherlich jedoch mit großem Einfluss hat die Pandemie die Unternehmenswelt verändert und ist immernoch dabei. Quasi von jetzt auf gleich mussten sich Unternehmen und deren Arbeitnehmer:innen in flexiblem und vertrausensbasiertem Arbeiten beweisen. Die Frage ist nun, was davon bleibt auch in Zukunft? Eintagsfliege oder langfristiger Umbruch? Wir versuchen eine Zwischenbilanz.

Eine kleine Geschichte – Wie erfindet man sich neu?

Medizinische Maske, Abstand statt Getümmel und das nicht nur physisch. Soziale Distanz statt sich in den Armen zu liegen und der Musik der MainStage auf dem entfernten Zeltplatz zu lauschen: Es hätten tausende der portablen Musikboxen sein sollen, die Soundboks im letzten Jahr eigentlich verkaufen wollte. Pandemie – Lockdown – das alles kam fast einem ökonomischen Lockdown gleich und war der Todesstoß für viele beliebte Festivals und Parties. Darunter leiden die Veranstalter von Wacken ebenso wie der deutsche Otto Normalbürger, der bereits voll mit der Planung seiner jährlichen Grillparty im Schrebergarten beschäftigt war. Was als ambitionierte Idee vor etwa zehn Jahren in der dänischen Hauptstadt begann ist heute ein international agierendes Start-Up mit Standorten in Kopenhagen, Los Angeles und Shenzen. Zehn Jahre ist es her, dass Jesper Theil Thomsen sich zum Ziel setzte, dass er die stabilste, lauteste und beste Lautsprecherbox für sich und seine Freunde haben möchte – und, um auf dem Zeltplatz mächtig Eindruck zu schinden.

Heute, besagte zehn Jahre später, herrscht Mucksmäuschenstille in den Büros des Lautsprecherherstellers. Viele Mitarbeiter wechselten von heute auf morgen ins Homeoffice, Umsätze, die rapide zurück gingen und Investoren, die zugesagtes Kapital nun lieber doch nicht investieren wollten – düstere Zukunftsaussichten für die lauten Zauberboxen. Der erste Schritt? Kosten senken und eine Strategie ausarbeiten! Um eine Strategie auszuarbeiten ist es jedoch wichtig zu wissen, wohin die Reise gehen soll und das ist gerade in Krisenzeiten leichter gesagt als getan. Per Videokonferenz sendet das Team rund um Gründer Jesper Thomsen eine möglichst positive Botschaft ans Team. Das Motto: neue Wege gehen, Dinge ausprobieren und im Zweifel überschaubare Risiken eingehen und auch Fehler zulassen. Stillstand ist das letzte was das junge Unternehmen brauchen kann.

Was wir aus der Geschichte lernen können

Fest steht jedenfalls, dass wir neue Wege nur mit Mut beschrieben können – so wie Soundboks. Auch wenn uns der Ausgang oft im Vorfeld nicht ganz klar ist, lohnt es sich diese Wege einzuschlagen. Verantwortung neu zu verteilen und dabei auch in neue Rollen zu schlüpfen – eine Herausforderung, der in den letzten Monaten viele Unternehmen in Deutschland und der Welt gegenüber standen. Büros, die wie leergefegt erschienen, Partner und Lieferanten haben Probleme ihre Liefertermine einzuhalten und schlussendlich ein Fragezeichen hinter vielen Geschäftsmodellen. Ist das Business Modell noch zeitgemäß? Wie sieht die Zukunft aus? Was können wir in Sachen Resilienz verbessern, um noch resistenter in Krisen zu sein?

Für viele änderte sich die Arbeitswelt schlagartig. Sicherlich ist es auch eine Frage der individuellen Persönlichkeit, inwieweit diese Umstellung leicht oder schwerer fällt. Fakt ist, dass für viele Tätigkeiten keine Prozesse definiert waren – des einen Freud, des anderen Leid. Individuelle Lösungen helfen zwar bei der Umsetzung durch ausgewählte Mitarbeiter:innen, erschweren aber die Reproduktion weil entsprechende Strategien nicht festgeschrieben sind. Als Führungskraft ist es nicht mehr möglich regelmäßige Runden durch die Abteilung zu drehen, um dem Team über die Schultern zu schauen. Wie fällt die Zwischenbilanz aus, denn wir sind ja alle zugegebenermaßen irgendwie Erpert:innen auf diesem Gebiet?

New Work ist keine Sache, die nur Start-Ups beeinflusst, sonder auch traditionelle Unternehmen konnten sich der Strömung nicht entziehen. Flexiblere Gestaltung unseres Arbeitens, insbesondere von Arbeitszeit und -ort. Mehr Eigenverantwortung und Entscheidungsspielraum für das Individuum und weniger Kontrollen entlang der Hierarchie. Quasi ein Crashkurs in Sachen selbstbestimmtem Arbeiten. Böse Zungen würden vielleicht behaupten, dass sich auf Seiten strategischer Tätigkeiten im Wesentlichen nur der Inhalt einiger Excel-Dokumente änderte und die wahre Kunst der Flexibilität im operativen Tagesgeschäft anzutreffen sei. Vielleicht aus diesem Grund oder aus anderen Motiven hat sich eine private Universität aus Hamburg mit Schwerpunkt Logistik dem Thema angenommen und Veränderungen in der Fertigung untersucht. In welchem Rahmen sind etwa Chemieunternehmen, Textilhersteller oder Automobilzulieferer in der Lage, ihre Produktion flexibel umzustellen? Zur Erinnerung: wir reden hier von Produktionsanlagen, die für genau einen bestimmten Zweck konzipiert worden sind. Inwiefern ist hier flexible Umstellung möglich?

Wo einst Mode und Textilien durch die Fertigungsstraßen liefen, transportierten die Förderbänder nunmehr medizinische Masken. Vormals mit Spezialchemikalien durchströmte Rohre waren gereinigt und leiten die Ausgangsstoffe für die Herstellung von Desinfektionsmittel. Lassen Sie mich eines feststellen: nich nur Sie sind über das rasante Tempo bei der Umstellung überrascht, die produzierenden Unternehmen waren es ebenso. Laut der Studie war vor allem ein Faktor entscheidend für die erfolgreiche Umstellung: alle Unternehmen berichten von hochmotivierten Mitarbeiter:innen. Der Gedanke einen sinnvollen Beitrag zur Bekämpfung der Pandemie leisten zu können hat vielerorts ein hohes Maß an Motivation und Zusammengehörigkeit generiert. Halten wir deswegen fest: wo ein Wille ist, ist auch ein Weg. Nichtsdestotrotz sind einige innovative Lösungen der Führungskräfte und ihren Teams auch auf den Umstand zurückzuführen, dass sie sich in einer Ausnahmesituation befanden. Es gibt keinen Plan B und auch keinen Plan C. Alle waren gefordert und die individuellen Kompetenzen gefragt, um auch etwas um die Ecke zu denken.

Machen wir uns nichts vor: der Workload war für viele Teams immens. Überstunden wurden eben gerade aufgrund dieser Ausnahmesituation akzeptiert – es steht nichts geringeres als der eigene Arbeitsplatz auf dem Spiel.

Der Strauß an Möglichkeiten – Miteinander, nebeneinander oder global vernetzt

Get it done – egal wie! Mancherorts sicherlich das Motto denn wieso Zeit dafür verschwenden und erst eine Strategie für den Prozess erarbeiten? Die Lösung wird so schnell wie möglich gebraucht. Zeit für logisch-analytische Strukturpläne ist auch noch danach. Führungskräfte dulden chaotische Projekte, sie haben schlicht keine andere Wahl. Das spannende: was nehmen wir aus dieser Zeit mit? Hat sich unser Verhalten und insbesondere unsere Abwehrreaktion gegenüber neuen Arbeitsweisen verändert? Zumindest in Sachen Homeoffice können wir vielleicht heute schon einen Vorstoß wagen.

„Chef, ich würde Freitag gerne Homeoffice machen, weil ich meine Tochter von der Kita abholen muss. Geht das?“ – Im Jahr 2019 hat diese Frage eines Angestellten an vielen Arbeitsplätze ein zähneknirschendes JA zur Antwort. Heute, fast 18 Monate Pandemie später sieht das anders aus. Liegt es am gewachsenen Vertrauen in uns und unser Team oder einfach an der Alternativlosigkeit? Wir sind der Meinung, dass sich in der Krise viele Befürchtungen, dass Homeoffice hinderlich sein könnte, als falsch herausgestellt haben. Einige Mitarbeiter:innen sagen sogar, dass sie im Homeoffice produktiver arbeiten können, da sie weniger Störungen ausgesetzt sind als im Büro. Auch die empirische Wissenschaft untermauert diese Hypothese. 90 % der Teilnehmer:innen geben an, dass ihnen durch den Wunsch nach flexibler Wahl von Homeoffice keine Nennwerten Nachteile entstünden.

Auch einige Unternehmen haben bereits durch eigene Bestrebungen New Work-Konzepte erarbeitet, die deutlich mehr geplantes Homeoffice im Berufsalltag vorsehen. Ein prominentes deutsches Beispiel ist der Softwarekonzern SAP. Hier ist die Wahl des Arbeitsplatzes nur eine kurze Mail entfernt, denn der Konzern gewährt seinen Mitarbeiter:innen volle Flexibilität. Als Arbeitnehmer:innen können wir uns auf Jahre einstellen, die von einen bunten Mix aus Nebeneinander und virtueller Kooperationsformen geprägt sein werden.

Es scheint als ist die neue Normalität auf dem Vormarsch. Damit wir uns richtig verstehen: die neue Normalität ist nicht zwingend auf den zunehmenden Anteil an virtuell stattfindenden Meetings zurückzuführen. vielmehr hat die Krise das Vertrauen in uns unser Team gefestigt und so den Weg für ortsunabhängiges Arbeiten geebnet. Um New Work-Methoden als neue Normalität zu festigen ist es wichtig, dass sich einflussreiche Unternehmen und Marken wie SAP oder Siemens sich ihrer Verantwortung bewusste machen, diese annehmen und eine Vorbildfunktion einnehmen. Bei Siemens schon Standard und bald vielleicht auch an vielen weiteren Arbeitsplätzen in Deutschland: zwei bis drei Tage mobiles Arbeiten und das konzernweit!