Ein Firmenevent in Eigenregie durchführen oder alles an eine Eventagentur abgeben? Outsourcing versus Eigenverantwortung im Eventmanagement
Events planen kann doch jeder – Location suchen, Programm planen, Leute einladen – klingt alles easy, oder nicht?
Vielen ist der tatsächliche Aufwand hinter einer solchen Veranstaltung gar nicht bewusst. Von der Anfrage bis zum geplanten Event vergeht viel Zeit und wird jede Menge Aufwand betrieben. Oft ist wahnsinnig viel Recherche notwendig, bis man überhaupt das gefunden hat was man sich vorstellt, bzw. man muss seine Vorstellungen möglicherweise an die Location anpassen. Bereits im Vorfeld sollten alle Eventualitäten durchgespielt werden, bevor zum Beispiel gerade der Ort festgezurrt wird. Denn eine Veranstaltung die im Freien geplant ist braucht immer ein Backup bei schlechtem Wetter, ist dies nicht machbar am gewählten Ort sollte man nach Alternativen suchen. Viele Punkte brauchen mehrere Anläufe bis diese final entschieden werden können und man kann hier jede Menge Zeit und Nerven lassen. Das kann man auf sich nehmen – muss man aber nicht. Schließlich gibt es ja Eventmanager, die den ganzen Tag nichts anderes machen als große und kleine Veranstaltungen zu planen und durchzuführen.
Warum ist es ratsam eine Eventagentur zu beauftragen?
Wenn sie bereits Erfahrung im Eventmanagement haben kann eine Eventagentur auch lediglich für Tipps und Hilfestellungen zu Rate gezogen werden. Welche Bereiche sie selbst organisieren wollen hängt davon ab, über wie viel Arbeitskapazität und Zeit sie verfügen. Zum Beispiel können sie eine Agentur auch nur beauftragen, um ein Aktivprogramm durchzuführen und sie selbst halten die Fäden für die Gesamtorganisation weiterhin in der Hand. Sprich sie kümmern sich selbst um die Location, die Technik, das Catering und die Dekoration.
Haben Sie jedoch noch keine Erfahrung im Eventbereich so ist es allemal ratsam eine Agentur zu beauftragen, damit Organisation und Durchführung Ihres Events reibungslos verlaufen. Gerne wird unterschätzt wieviel Zeit hier in die Vorbereitung fließt, was man nur schlecht neben dem normalen Tagesgeschäft wuppen kann. Schnell werden sie merken, dass es wesentlich aufwendiger ist ein Event komplett selbstständig zu planen, als sie es sich vorstellen. Und zudem gibt es zahlreiche Punkte, die man beachten sollte, was ganz ohne Erfahrung kaum zu überblicken ist.
Ziehen Sie eine Full-Service-Agentur wie die Stuttgarter Eventagentur die schrittmacher zu Rate, so können sie selbst Gast auf ihrer eigenen Veranstaltung sein und brauchen sich um nichts zu kümmern. Es ist ratsamer die Eventagentur mit dem gesamten Auftrag zu beauftragen, da es bei einer Aufteilung der Aufgaben womöglich zu einer Überschneidung kommt. Und sie auf diese Weise die Möglichkeit haben über alles informiert zu sein, sich aber um nichts kümmern müssen. Läuft am Tag der Veranstaltung etwas nicht gleich rund ist auch hier die Eventagentur in der Verantwortung und darf sich kümmern, während Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können. Einfacher geht es nicht. Full-Service für ihr Event.
Je nach Art und Umfang einer Veranstaltung gehören verschiedene Bestandteile dazu. Am wichtigsten ist wohl das Programm und die passende Location. Weiter kommt dazu das Catering und das Personal, sowohl von der Eventagentur, des Cateringservices und den Verantwortlichen der Location. Je nach Wunsch natürlich noch Künstler, Dekoration, Veranstaltungstechnik und passendes Mobiliar. Anhand dieser Punkte können Sie den Arbeitsaufwand für eine Veranstaltung abschätzen. Wenn Sie eine Eventagentur buchen haben Sie einen festen Ansprechpartner, der für Sie mit allen anderen externen Dienstleistern spricht, verhandelt und diese koordiniert. Wir machen als Fullservice Agentur all das für sie möglich. Bei den schrittmachern bekommen Sie nie die Antwort „Das machen wir nicht.“ – versprochen! Wir setzen ihre Wünsche um in einem Event das begeistert.
Gründliche Vorbereitung und gute Organisation als wichtiges Fundament für jedes Event
Die Hauptaufgaben einer Eventagentur lassen sich in zwei Bestandteile aufteilen. Zum einen gibt es die Recherche intensive Planungsphase, in der alles von der Location bis hin zum Caterer und der Deko zusammengestellt wird. Verglichen mit der zweiten Phase ist diese wesentlich länger und aufwändiger. Oftmals investiert man Wochen oder gar Monate an Zeit in ein Event, welches dann nach 3 Stunden bereits wieder vorbei ist. Aber umso gründlicher und gewissenhafter diese erste Phase durchgeführt wird, desto reibungsloser kann das Event letztlich über die Bühne gehen. Gute Vorbereitung und mehrfache Kontrolle der geplanten Abläufe zahlt sich definitiv aus und spart jede Menge Arbeit im Nachgang und unter Umständen auch ganz viel Ärger.
Organisation und Durchführung am Tag der Veranstaltung
Und dann gibt es noch die organisatorische Durchführungsphase, in der alle zuvor zusammengestellten Komponenten zusammengeführt werden und zu einer hoffentlich rundum erfolgreichen Veranstaltung führen.
Der Vorteil einer Eventagentur scheint ja klar auf der Hand zu liegen. Sie müssen sich nicht um die Veranstaltung kümmern und können sie selbst genießen wie jeder andere Gast auch. Doch mit einer Eventagentur sorgen sie nicht nur für ein gelungenes Event im Auge der Teilnehmer, sondern können auch alles drum herum an die Agentur abgeben.
Zusammenfassend nochmal 6 gute Gründe warum es sich definitiv auszahlt eine Eventagentur zu engagieren:
- Die Agentur hat Fachkenntnisse bezüglich der Veranstaltung
- es herrscht eine geringere Arbeitsbelastung Ihrer Mitarbeiter wenn die Organisation extern durchgeführt wird
- falls kein eigenes Personal für die Veranstaltung vorhanden ist, bietet sich eine Eventagentur ebenfalls an
- eine Agentur hat die notwendigen Kontakte zu Catering, Location und den kleinen Extras
- falls Ihnen die Kreativität fehlt und Sie nicht wissen was Ihre Veranstaltung alles beinhalten soll – eine Eventagentur hilft Ihnen bei der Gestaltung
- Sie erhalten eine höhere Planungssicherheit und eine höhere Budget Sicherheit
Die Anfragen die eingehen werden direkt bearbeitet. Dazu gehört es, Rücksprache mit dem Kunden über die Details zu halten. Für den Umfang der Veranstaltung wird dann eine passende Location gesucht. Je nach Personenzahl und Art des Programms ist eine andere Art von Location gesucht. Zum Seifenkisten-Rennen wäre beispielsweise eine Location mit geeigneter Rennfläche gut, denn eine Halle ist zum bauen zwar gut aber wo soll das Rennen stattfinden? Viele kennen das Ausmaß ihrer eigenen Veranstaltung nicht. Wir als Eventagentur haben Erfahrung in dem Bereich und wissen worauf wir achten müssen.
