Wie es im Veranstaltungsbereich weiter gehen kann

Großveranstaltungen wird es in diesem Jahr keine geben, der Pandemie sei Dank. Jedoch fehlt es hierzu aktuell noch an der Definition, ab wann wir von einer Großveranstaltung sprechen. Es gibt keine einheitliche Vorgabe und jedes Bundesland definiert für sich, was unter die Rubrik Großveranstaltung fällt.

Kleinere Veranstaltungen werden aber in den verschiedenen Bundesländern bereits wieder genehmigt, oder in naher Zukunft wieder erlaubt sein. Mit Öffnung der Hotels und Gastronomie wurde der erste Schritt getan, so dass es jetzt auch wieder möglich, ist Veranstaltungen zu planen und positiv in die Zukunft zu schauen. Online Meetings und Aktionärsversammlungen über Konferenztools haben zwar großteils funktioniert in den letzten Wochen, jedoch kann diese Form der Zusammenkunft reale Treffen nicht ersetzten.

Zum Teil bis 50, aber auch bis 100 Personen, geknüpft an strenge und klare Vorgaben gibt es in einigen Bundesländern die Möglichkeit eine Veranstaltung durchzuführen bereits jetzt, weitere werden sicher zeitnah nachziehen, denn nur so kann die Wirtschaft wieder anlaufen.

Die Abstandsregeln müssen generell eingehalten werden und auch Masken und Desinfektionsmittel sind Vorschrift, da wo Menschen aufeinander treffen, hier zumindest sind sich die Bundesländer einig. Wann Masken getragen werden müssen obliegt aber auch wieder ein Stück weit dem Veranstalter, ob nur beim Betreten des Gebäudes oder generell. Was die Art der Veranstaltung angeht und die Anzahl der Personen, die zusammenkommen dürfen, unterscheiden sich die Regelungen von Bundesland zu Bundesland. Daher ist es bei der Planung eines Events enorm wichtig, sich über die Regelungen des entprechenden Bundeslands zu informieren. Hier sind die Vorgaben leider nicht einheitlich, was eine gründliche Recherche im Vorfeld unvermeidbar macht, um auf der sicheren Seite zu sein. Lieber einmal mehr nachfragen und etwas gründlicher recherchieren.

Räumlich größer, quantitativ kleiner und generell digitaler Denken lautet die Devise

Generell spricht aus unserer Sicht aber absolut nichts dagegen, in naher Zukunft ein Event zu planen, wenn man sich an die geltenden Regeln hält und die aktuellen Bestimmungen der Länder im Blick behält. In einer Location ergibt sich das meist von selbst, da die Vorgaben hier bereits umgesetzt und schriftlich fixiert werden mussten, um überhaupt wieder öffnen zu dürfen.

Für eine Tagung muss im ersten Schritt viel mehr Platz eingeplant werden, damit der geforderte Abstand eingehalten werden kann. Eine paralamentarische Bestuhlung bietet sich hier an, da ohne Tische die Stühle mit 1,5 Metern Abstand sehr verloren im Raum stehen würden. Die Banketttische dienen dann gleichzeitig als Abstandshalter und füllen den leeren Raum ein wenig auf. Die meisten Veranstaltungslocations haben hier bereits Pläne, wie die Bestuhlung aussehen kann. Grob geschätzt bekommt man auf diese Weise leider nur noch ein Drittel der Teilnehmer im Raum unter und muss hier in  der Zeit der Pandemie möglichst groß denken, und leider auch entsprechend mehr in die Räumlichkeiten investieren. Das in der Veranstaltungsbranche gerne genutzte Credo, dass wo 100 Personen reinpassen man auch mit 120 locker planen kann, sollte in diesen Zeiten nicht zum Einsatz kommen. Auch für die Kaffeepausen und das Catering muss wesentlich mehr Platz und seitens der Location auch mehr Personal eingeplant werden, da es definitiv erstmal keine Buffets zur Selbstbedienung geben wird.

Menschenmengen vermeiden und Leitsysteme etablieren

Klare Wegweiser sollten die Laufwege vorgeben, eine Art Einbahnstrassen Regelung, um Menschenansammlungen und Knäule generell zu verhindern. Natürlich gilt, je größer eine Veranstaltung desto genauer und gründlicher muss man hier hinschauen und im Vorfeld planen, um Schlangenbildung und größere Ansammlungen zu vermeiden. Zum Beispiel die Checkin Situation kann digital abgebildet wesentlich besser geregelt werden, als mit einem Welcome Desk. Es ist zwar gut und schön, wenn man persönlich willkommen geheißen wird und sein Namensschild überreicht bekommt, jedoch müssen wir auch hier umdenken und den Schutz der Teilnehmer höher werten als die Themen Höflichkeit und Etikette. Digitale Tools können hier viele Risikofaktoren minimieren und Arbeit vor Ort abnehmen und bekommen durch die aktuelle Krise sicher nochmals ordentlich Auftrieb.  Für die Bürokratie bekommt man mit Hilfe eines digitalen Teilnehmermanagements automatisch eine Liste der tatsächlich anwesenden Teilnehmer, um ggf. Infektionsketten nachvollziehen zu können. Zudem kann man mittels einer Registrierung zu einzelnen Themenblöcken und Workshops sicher stellen, dass die Teilnehmerzahl limitiert ist und sich nie zuviele Menschen in einem Raum aufhalten.

Das Thema der Kontaktbeschränkung, wie es zu Beginn der Pandemie ins Leben gerufen wurde wird uns in abgeschwächter Form wohl noch eine ganze Weile begleiten. Kontakte und Berührungen sollten auf das Nötigste beschränkt werden, und hierzu gehört eben keine persönliche Begrüßung durch eine Hostesse, vermutlich auch keine Give Aways und auch keine gemeinsam genutzten Kugelschreiber. Spielt man eine solche Tagung in der Theorie durch kommt man an zahlreiche Punkte, an denen Umdenken angesagt ist. Dinge denen man vor der Pandemie kaum Beachtung geschenkt hat müssen hinterfragt werden, wirklich alles was mit der Veranstaltung im Zusammenhang steht muss unter den Gesichtspunkten der verschärften Hygienevorschriften analysiert werden. Das ein oder andere wird dadurch sicher ganz wegfallen und vielleicht auch nicht wieder in Erscheinung treten, aber wer weiß, vielleicht lassen sich hieraus ja sogar Vorteile und Innovationen entwickeln. Das werden wir aber wohl erst rückblickend erkennen können.

Sollten Sie eine Tagung, Konferenz oder ein Meeting planen in naher Zukunft dürfen Sie sich sehr gerne an uns wenden, wir unterstützen Sie bei der Umsetzung und Berücksichtigung aller Vorgaben, so dass Sie sicher und mit einem guten Gefühl in die Veranstaltung gehen können.

Teamevents und Workshops trotz aktueller Einschränkungen

Wir haben uns in den vergangenen Wochen viele Gedanken gemacht, wie es mit unseren Teamevents weitergehen kann so lange diese massiven Einschränkungen bestehen. Auch in diesem Bereich sind wir positiv gestimmt, dass das funktioniert. Viele Konzepte haben wir ein wenig modifiziert, sicher werden die Regeln verschärft und wir müssen mehr Wert auf Disziplin legen bei den Teilnehmern, als wir es manchmal mit einem zugekniffenen Auge tun. Aber einem Teamprogramm mit Action und Spaß steht unserer Meinung nach nichts im Weg.

Gerade nach der langen Selbstisolation, in der jeder im Homeoffice vor sich hin gearbeitet hat bietet es sich an, die Menschen wieder zusammen zu bringen und neue Motivationsimpulse zu setzen. Besonders in der Natur, wo ausreichend Raum vorhanden ist lassen sich probemlos auch mit größeren Gruppen Teamprogramme realisieren. Schenken Sie Ihren Mitarbeitern Zeit und ein wenig Normalität und die Möglichkeit durch ein gemeinsames Erlebnis gestärkt und motiviert durchzustarten.

Noch nie wurde so viel Erfahrung im Home Office gesammelt, digitale Formen der Zusammenarbeit auf den Prüfstand gestellt und Konferenz Tools getestet wie während den letzten Wochen. Warum nicht bei einem Workshop diese Erfahrungen bündeln und austauschen so lange sie präsent sind, so dass Verbesserungen und Vereinfachungen der Prozesse im besten Fall direkt etabliert werden können in den unternehmerischen Alltag? Holen Sie sich aktiv das Feedback ihre Mitarbeiter ein und nutzen Sie die Chance, wichtige Schritte in Richtung Digitalisierung und dezentrales Arbeiten zu gehen.

Kontaktieren Sie uns und wir planen gemeinsam mit Ihnen ein Event das bewegt und begeistert, trotz der aktuell schwierigen Situation. Versprochen!